Berbincang tentang pelaksanaan umroh, tour leader memiliki peran penting dan sangat krusial. Peran ini berhubungan langsung dengan lancar atau tidaknya ibadah umroh yang dijalankan para jamaah. Oleh karenanya, upaya untuk senantiasa meningkatkan kemampuan komunikasi para tour leader adalah inovasi yang sebaiknya dilakukan oleh para pemilik agen travel.
Perlu disadari bahwa terkadang permasalahan umroh yang terjadi di lapangan bukan karena fasilitas umroh yang kurang, tetapi adanya miskomunikasi yang terjadi. Misalnya, arahan dari tour leader yang tidak begitu jelas sehingga membuat jamaah merasa bingung. Apalagi, untuk mereka yang sudah berusia lanjut. Hal semacam ini bisa jadi membuat mereka tersesat.
Pada kesempatan ini akan dibahas beberapa cara yang bisa Anda aplikasi untuk meningkatkan kemampuan komunikasi para tour leader. Dengan pola komunikasi yang jelas dan baik, bukan tidak mungkin jamaah akan merasa puas dan merekomendasikan bisnis Anda ke orang lain!
Tips Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Tour Leader Umroh
Seperti disinggung sebelumnya, tour leader memegang peran penting dalam pelaksanaan ibadah umroh dan berpengaruh pada bagaimana proses umroh tersebut berlangsung. Oleh karenanya, kemampuan komunikasi menjadi modal utama yang harus dimiliki oleh setiap tour leader agar informasi penting yang harus diketahui para jamaah bisa tersampaikan dengan baik.
Ada beberapa tips yang bisa Anda aplikasikan sebagai upaya meningkatkan kemampuan komunikasi tour leader umroh guna memberikan pelayanan optimal kepada para jamaah. Beberapa di antaranya:
1. Latih Keterampilan Mendengarkan Aktif
Salah satu tips untuk meningkatkan kemampuan komunikasi para tour leader umroh adalah melatih kemampuan mereka dalam mendengarkan aktif. Ya, mendengarkan aktif merupakan dasar komunikasi yang baik, terutama dalam kondisi ramai saat pelaksanaan ibadah umroh.
Ada kalanya, jamaah hanya perlu didengarkan ketika mereka bercerita dan tidak langsung diberikan sebuah solusi. Dalam hal ini, tour leader yang mampu mendengarkan dengan sabar tentu bisa memahami dengan lebih baik apa yang menjadi kebutuhan para jamaah.
Untuk meningkatkan kemampuan mendengar aktif, Anda bisa mengajak tour leader untuk membuat semacam simulasi dialog atau studi kasus. Pelatihan semacam ini bisa meningkatkan pengetahuan dari para tour leader berkaitan dengan bahasa tubuh, nada suara serta ekspresi yang digunakan.
2. Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Ramah
Saat mendampingi jamaah yang melaksanakan ibadah umroh, tour leader terkadang harus menjelaskan hal teknis terutama yang berkaitan dengan jadwal atau prosedur ibadah. Sekilas, hal semacam ini tampak sepele. Tetapi, akan menjadi permasalahan yang rumit apabila tour leader tidak bisa memberikan penjelasan yang baik pada semua jamaah dengan pemahaman yang berbeda.
Oleh karenanya, bagi para tour leader, menggunakan bahasa yang sederhana ketika memberikan penjelasan kepada para jamaah adalah opsi yang tepat. Bahasa yang lebih sederhana tentu akan lebih mudah dipahami, terutama bagi jamaah yang berusia lanjut.
Selain itu, ada baiknya jika para tour leader juga menggunakan gaya bicara yang ramah serta tidak terburu-buru agar nantinya jamaah bisa menangkap informasi dengan lebih baik. Mereka pun akan merasa lebih dihargai karena diberikan instruksi yang mudah dipahami.
3. Latih Kemampuan Mengelola Emosi
Ketika berada di Tanah Suci dalam pelaksanaan umroh, tour leader cukup sering berhadapan dengan situasi yang tidak terduga. Misalnya saja, jamaah yang bermasalah karena hal tertentu atau jadwal yang berubah secara mendadak,
Nah, dalam kondisi ini, kemampuan mengelola emosi menjadi hal yang penting dimiliki oleh setiap tour leader. Tentu, meskipun dalam kondisi yang kurang mengenakkan, para tour leader harus berusaha tetap tenang dan profesional.
Terkait hal ini, Anda sebagai pemilik bisnis travel umroh bisa mengadakan pelatihan manajemen emosi. Diharapkan, dengan pelatihan ini nantinya tour leader lebih bisa mengatasi permasalahan yang dihadapi dengan lebih tenang dan mampu memberikan solusi dengan lebih tepat tanpa melukai perasaan para jamaah.
4. Kuasai Teknik Komunikasi Nonverbal
Tips lain yang penting untuk meningkatkan kemampuan komunikasi dari tour leader adalah menguasai teknik komunikasi non-verbal. Perlu disadari bahwa komunikasi bukan hanya bisa dilakukan dengan kata-kata. Komunikasi non-verbal seperti ekspresi wajah, gerakan tangan atau sikap tubuh juga bisa dijadikan opsi.
Misalnya saja, dalam kondisi ramai seperti ketika thawaf atau saat berada di bandara, komunikasi non-verbal cenderung lebih dibutuhkan karena bisa jadi jamaah akan kesulitan untuk mendengar instruksi yang diberikan.
Tentu saja, tour leader harus berlatih untuk menggunakan gestur tangan yang tegas saat memberikan arahan. Selain itu, latih tour leader untuk bisa menyampaikan informasi penting atau tanggapan pada para jamaah melalui tatapan mata, senyuman atau postur tubuh mereka. Dengan strategi ini, bukan tidak mungkin para jamaah akan merasa terbimbing dan lebih lancar dalam pelaksanaan umroh.
5. Sering Berlatih Lewat Simulasi Lapangan
Upaya untuk meningkatkan kemampuan komunikasi para tour leader tidak bisa dilakukan dengan mempelajari teori saja, melainkan harus dibarengi dengan praktek. Oleh karenanya, cara terbaik agar tour leader memiliki kemampuan komunikasi yang baik adalah dengan memberikan latihan simulasi.
Beberapa contoh latihan seperti memberikan briefing kepada para jamaah, menjawab pertanyaan yang diajukan jamaah atau menghadapi kondisi genting saat berada di lapangan bisa menjadi materi latihan. Simulasi atau latihan tentu bisa dilakukan di kantor travel secara berkala. Anda bisa mengajak staf lain untuk berperan sebagai jamaah agar suasana riil umroh lebih terasa.
Meskipun ringan, pelatihan tour leader yang dilakukan secara rutin akan mampu meningkatkan kemampuan komunikasi para tour leader dengan cukup signifikan. Mereka nantinya bisa merasa lebih percaya diri, fleksibel dan juga lebih cepat tanggap saat menghadapi berbagai situasi yang berbeda.
Beberapa poin di atas adalah tips dan langkah yang bisa Anda lakukan terkait upaya meningkatkan kemampuan komunikasi para tour leader. Memang, peningkatan kemampuan komunikasi tidak bisa didapatkan secara instan. Oleh karenanya, buat rencana berkala untuk mendapatkan hasil yang lebih optimal.
Optimalkan Komunikasi kepada Jamaah dengan Layanan Tour Guide MuslimPergi!
Selain berusaha untuk meningkatkan kemampuan komunikasi para tour leader, penggunaan teknologi juga bisa dijadikan opsi untuk memberikan pelayanan lebih optimal dengan para jamaah. Tentu, teknologi yang digunakan akan membuat komunikasi menjadi lebih efektif dan tugas dari tour leader pun akan semakin ringan.
Berkaitan dengan hal ini, MuslimPergi hadir dan menawarkan layanan sewa tour guide system yang bisa menjadi solusi untuk mengatasi masalah komunikasi dengan para jamaah. Dengan alat ini, tour guide akan terbantu saat memberikan instruksi dan jamaah pun akan lebih mudah memahaminya.
Sistem tour guide ini hanyalah salah satu layanan dalam sistem manajemen travel umroh yang disediakan. Tentu, masih ada fitur menarik lainnya yang bisa Anda manfaatkan untuk memaksimalkan pelayanan kepada para jamaah demi bisnis travel umroh yang terus berkembang dari waktu ke waktu.
Segera hubungi CS MuslimPergi dan konsultasikan kebutuhan Anda. Kami siap melayani sebaik mungkin dengan senang hati!
