Bisa dikatakan, saat ini, persaingan bisnis umroh semakin ketat, terutama dengan banyaknya travel umroh baru yang membuka layanan. Fakta adanya persaingan yang ketat ini menuntut setiap pemilik travel umroh untuk mengoptimalkan pelayanan yang diberikan. Nah, WhatsApp auto reply bisa menjadi salah satu tool yang bisa digunakan.
Seperti namanya, manfaat utama dari fitur ini adalah memungkinkan pesan otomatis akan terkirim setiap calon jamaah menghubungi Anda. Dengan cara ini, Anda bisa hadir lebih cepat dan menyapa calon jamaah. Tentu, calon jamaah nantinya bisa mendapatkan informasi yang tidak hanya tepat, tetapi juga cepat.
Nah, pada kesempatan ini akan dibahas beberapa hal krusial terkait WhatsApp auto reply termasuk tips mengoptimalkannya demi meningkatkan pelayanan bisnis travel umroh Anda pada setiap calon jamaah. Cek ulasan selengkapnya!
Kenapa WhatsApp Auto Reply Bisa Diandalkan
Dalam menjalankan bisnis umroh, setiap menit bisa berarti sebuah peluang. Pasalnya, umumnya calon jamaah akan menghubungi beberapa agen travel umroh sekaligus untuk menanyakan detail paket umroh, harga, fasilitas hingga jam keberangkatan. Nah, apabila respon diberikan lambat, bukan tidak mungkin mereka akan berpindah ke agen lainnya yang lebih cepat menanggapi.
Oleh karenanya, diperlukan sistem yang mampu memberikan respon yang cepat untuk menjaga komunikasi dengan calon jamaah tetap aktif tanpa bergantung penuh pada tim customer service.
Jika disimak, saat ini WhatsApp menjadi jalur komunikasi utama. Platform ini dipilih karena praktis dan terasa lebih personal jika dibandingkan dengan komunikasi menggunakan email atau formulir website. Jamaah pun lebih nyaman bertanya melalui chat karena ia bisa mendapatkan jawaban secara langsung.
Dengan fakta bahwa pengguna WhatsApp sangat banyak, tentu fitur auto reply dari WhatsApp bisa diandalkan. Dengan fitur ini, Anda nantinya bisa memberikan balasan instan dengan isi pesan yang Anda bisa buat sendiri. Bukan tidak mungkin, jawaban yang lebih responsif ini efektif untuk menjalin komunikasi yang lebih baik dan Anda akan mendapatkan lebih banyak jamaah untuk berangkat.
Cara Mengoptimalkan WhatsApp Auto Reply untuk Layanan Customer Service
Dengan fitur balas otomatis yang ditawarkan, WhatsApp auto reply bisa diandalkan untuk menunjang layanan customer service, terutama untuk memberikan tanggapan yang cepat pada calon jamaah. Hanya saja, mengaktifkan fitur auto reply ini belum cukup. Anda perlu mengoptimalkan fitur ini agar manfaat yang didapatkan juga lebih optimal.
Ada beberapa cara mengoptimalkan WhatsApp auto reply untuk meningkatkan layanan customer service Anda, di antaranya:
1. Tentukan Tujuan dan Jenis Pesan Otomatis
Sebelum mulai mengaktifkan fitur WhatsApp auto reply, Anda perlu menentukan tujuan serta jenis pesan otomatis yang akan diberikan terlebih dahulu. Misalnya saja, apakah pesan otomatis tersebut dibuat untuk menyapa calon jamaah baru, memberikan informasi awal atau menjawab pertanyaan secara umum?
Nah, dengan memahami tujuan pesan, Anda bisa menyusun isi pesan yang lebih relevan dan tidak berlebihan. Selain itu, pastikan pula pesan yang dibuat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, ada pesan untuk menyambut calon pelanggan, pesan di luar jam kerja dan lainnya.
Langkah ini bisa dikatakan sederhana. Tetapi, apabila Anda menerapkannya dengan konsisten, maka bisnis travel umroh Anda akan terlihat lebih profesional.
2. Gunakan Bahasa yang Ramah dan Personal
Meskipun bersifat otomatis, pesan yang diberikan kepada calon jamaah sebaiknya tetap terasa human-friendly. Oleh karenanya, Anda bisa menggunakan sapaan seperti salam atau ucapan terima kasih sudah menghubungi untuk menciptakan kedekatan dengan calon jamaah. Serta, hindari menggunakan bahasa yang terlalu kaku.
Selain gaya bahasa, Anda sebaiknya tidak menjawab dengan jawaban yang terlalu panjang. Berusahalah untuk memberikan pesan hanya dua hingga tiga kalimat saja namun jelas. Dengan cara ini, calon jamaah nantinya akan mendapatkan jawaban dari pertanyaan secara terperinci tanpa perlu membaca teks terlalu panjang.
3. Bedakan Pesan sesuai Jam Operasional
Berbincang tentang penggunaan WhatsApp auto reply dalam sistem manajemen travel umroh, salah satu kesalahan umum yang kerap dilakukan adalah memakai satu jenis pesan untuk semua waktu. Padahal, calon jamaah bisa jadi akan lebih menghargai jika Anda memberikan informasi sesuai dengan kondisi. Oleh karenanya, Anda perlu membedakan pesan sesuai jam operasional.
Misalnya saja, saat masih berada di jam operasional, Anda bisa memberikan balasan pesan berisi sambutan dan janji akan segera dihubungi oleh admin. Namun, saat berada di luar jam kerja, maka Anda sebaiknya menyertakan informasi jam layanan aktif agar calon jamaah nantinya tahu kapan ia akan mendapatkan balasan.
Strategi ini terlihat sederhana. Tetapi, dengan pembedaan pesan sesuai jam operasional menunjukkan bahwa bisnis travel umroh Anda memiliki sistem kerja yang jelas serta profesional.
4. Tambahkan Informasi Penting Secara Singkat
Untuk mengoptimalkan WhatsApp auto reply, Anda bisa menambahkan informasi penting secara singkat. Misalnya saja, dari pesan otomatis yang hendak dikirim, sisipkan informasi penting yang kerap ditanyakan calon jamaah, seperti link katalog paket umroh, nomor hotline atau alamat kantor. Namun, pastikan jika informasi tersebut dikemas secara singkat.
Selain itu, tentu Anda bisa memilah informasi yang hendak diberikan tersebut. Misalnya saja, setelah memberikan sapaan kepada calon jamaah, Anda bisa memberikan pesan untuk mengarahkan calon jamaah melihat daftar paket umroh terbaru yang Anda sediakan.
Nah, dengan penyusunan pesan otomatis yang singkat dan informatif, Anda bisa membantu calon jamaah mendapatkan informasi penting tanpa perlu menunggu admin aktif,
5. Uji dan Evaluasi Respons Secara Berkala
Setelah pesan otomatis selesai diatur, pekerjaan Anda belum selesai. Dalam hal ini, penting bagi Anda untuk melakukan evaluasi secara rutin. Evaluasi ini bertujuan untuk memastikan jika isi pesan WhatsApp auto reply masih relevan dan efektif untuk meningkatkan peran customer service.
Selain itu, dari evaluasi yang dilakukan, Anda bisa mengumpulkan dan membuat database jamaah umroh. Tentu saja, database ini cukup penting untuk dimiliki. Dengan data yang dimiliki, Anda nantinya bisa melakukan promosi ulang secara personal.
Meningkatkan Manajemen Travel Umroh bersama MuslimPergi!
Dengan berbagai kelebihan yang dimiliki, tidak dipungkiri bahwa WhatsApp auto reply bisa dijadikan tool untuk menunjang peran customer service. Namun, untuk bisnis travel umroh yang lebih stabil dan terus berkembang, tentu perbaikan manajemen secara menyeluruh perlu dilakukan.
Nah, MuslimPergi hadir sebagai mitra yang siap membantu Anda meningkatkan manajemen bisnis travel umroh ke arah yang lebih profesional.
Kami memiliki sistem manajemen travel umroh yang bisa diandalkan untuk mengatur bisnis travel umroh Anda. Dengan sistem ini, Anda akan lebih mudah untuk membuat paket umroh custom sesuai dengan target jamaah yang dibidik. Serta, Anda pun bisa mengatur strategi diskon dengan lebih terarah untuk mendapatkan lebih banyak jamaah.
Tertarik dengan layanan kami? Segera hubungi CS MuslimPergi dan konsultasikan kebutuhan Anda!