Kasus jamaah yang tersesat saat umroh memang bukan hal yang baru. Masalah ini muncul karena pola komunikasi antara muthawif dan jamaah yang tidak berjalan lancar. Padahal, adalah tugas dari setiap travel umroh untuk memastikan jamaah aman selama umroh. Inilah alasan pentingnya mengetahui tips komunikasi saat umroh secara sistematis.
Perlu diingat bahwa komunikasi yang dimaksud tidak hanya sekedar menyediakan alat komunikasi saja. Lebih dari itu, komunikasi harus terjalin dengan menciptakan koordinasi yang baik antara jamaah dengan muthawif atau tour leader. Nah, dengan koordinasi ini nantinya perencanaan perjalanan umroh bisa berjalan dengan lancar dan baik.
Lantas, apa saja tips komunikasi saat umroh yang penting diketahui demi perjalanan umroh yang lebih lancar dan bebas dari resiko jamaah tersesat? Simak ulasannya!
Mengapa Komunikasi yang Efektif Sangat Penting dalam Perjalanan Umroh
Terutama saat musim umroh, suasana di Tanah Suci cenderung lebih ramai dan dipenuhi oleh ribuan jamaah yang berasal dari berbagai negara dengan aktivitas yang sangat padat. Dengan kondisi seperti ini, ada resiko jamaah yang terpisah dari rombongan serta tersesat karena tidak memiliki pengetahuan yang memadai tentang kondisi di Tanah Suci.
Selain itu, hiruk pikuk yang ada terkadang juga menyebabkan terjadinya miskomunikasi. Hal ini bisa memicu kekacauan kecil yang bisa berdampak besar. Misalnya, muthawif dianggap kurang melakukan briefing atau tidak memberikan instruksi dengan baik. Akibatnya, jamaah umroh tidak mendapatkan informasi yang tepat dan mereka kebingungan.
Nah, kekacauan yang digambarkan tersebut sebenarnya bisa dicegah dengan pola komunikasi yang lebih efektif. Dengan komunikasi yang lebih baik, tour leader nantinya bisa memberikan informasi yang lebih tepat dan jelas serta mudah dipahami oleh para jamaah.
Tentu saja, jamaah nantinya akan lebih mudah untuk diatur sebagaimana detail yang sudah direncanakan. Dengan demikian, rencana perjalanan umroh secara keseluruhan pun bisa berlangsung dengan lebih tertib.
Tantangan Umum dalam Komunikasi Jamaah
Meskipun terdengar sederhana, ada tantangan tersendiri yang terkadang terjadi di lapangan terkait komunikasi dengan jamaah umroh. Adapun beberapa tantangan yang bisa menjadi biang dari masalah komunikasi dengan jamaah yang kurang lancar di antaranya:
- Usia dan latar belakang jamaah yang berbeda-beda dan berpengaruh pada perlakuan. Misalnya, jamaah lansia cenderung lebih susah memahami instruksi cepat sementara jamaah muda cenderung lebih responsif
- Adanya gangguan sinyal dan keterbatasan alat komunikasi yang membuat komunikasi antara muthawif dengan jamaah terkendala
- Kurangnya briefing dan sosialisasi sebelum keberangkatan, terutama berkaitan dengan alur perjalanan secara detail dan kode komunikasi yang hendak digunakan
- Kendala penggunaan bahasa yang tidak seragam atau kurang dipahami, misalnya adanya jamaah yang hanya memahami bahasa daerah dan tidak terbiasa dengan istilah asing
- Adanya perubahan jadwal yang mendadak dari otoritas setempat sehingga susah untuk dikoordinasikan dengan para jamaah
Selain beberapa poin di atas, hal lain yang juga menjadi tantangan komunikasi saat pelaksanaan umroh adalah minimnya tour leader cadangan yang tersedia. Bisa jadi, tour leader cadangan yang ada memiliki pemahaman berbeda sehingga pola komunikasi tidak terjalin dengan optimal.
Tips Komunikasi saat Umroh agar Jamaah Tidak Tersesat
Sebagaimana disinggung sebelumnya, komunikasi menjadi hal yang sangat krusial demi perjalanan umroh yang lancar tanpa adanya kendala. Ada beberapa tips komunikasi saat umroh yang perlu diperhatikan agar resiko jamaah tersesat tidak terjadi. Beberapa di antaranya:
1. Buat Grup Komunikasi Digital
Tips komunikasi terkait umroh yang pertama adalah membentuk grup komunikasi digital seperti grup WhatsApp atau Telegram. Dengan grup ini, informasi awal seperti jadwal, dokumen atau persiapan pribadi yang perlu dibawa bisa disampaikan dengan lebih mudah.
Selain itu, grup yang sudah dibuat juga bisa membangun rasa kebersamaan sejak dini. Nantinya, saat pelaksanaan umroh berlangsung, grup digital bisa menjadi saluran untuk menyampaikan informasi cepat secara real time, termasuk apabila ada perubahan jadwal secara mendadak.
2. Sediakan Alat Bantu Komunikasi
Bagi tour leader atau tim pendamping, menyediakan alat komunikasi juga merupakan tips penting untuk melancarkan komunikasi. Berbagai alat bantu komunikasi bisa menjadi solusi saat sinyal internet cenderung sulit. Tentu, dengan kemudahan ini, informasi apapun bisa tersampaikan dan jamaah pun bisa memahaminya dengan baik.
Ada banyak alat bantu komunikasi yang bisa dijadikan opsi. Yang paling sederhana, Anda mungkin bisa membekali jamaah dengan ID card yang memuat informasi pribadi. Selain itu, Anda juga bisa menyediakan semacam handy talky untuk membantu komunikasi.
Namun, saat ini ada opsi yang lebih modern dan bisa menjadi pilihan terbaik. Ada layanan sewa tour guide system yang bisa diandalkan. Dengan layanan ini, Anda akan mendapatkan alat komunikasi presisi dan bisa bekerja dengan baik tanpa ada kendala sinyal.
3. Lakukan Briefing Rutin dan Pengulangan Informasi Penting
Meskipun tampak sepele, melakukan briefing secara rutin serta pengulangan pada informasi yang penting terkait umroh adalah hal krusial. Dengan briefing yang dilakukan, informasi tentang umroh bisa disampaikan dengan lebih jelas dan lebih baik.
Tidak hanya itu, untuk beberapa informasi yang cenderung lebih krusial seperti titik kumpul, jadwal umroh atau jalur perjalanan yang hendak ditempuh, lakukan beberapa pengulangan. Tidak hanya menyampaikannya secara terbatas saat berkumpul, penyampaian informasi bisa dilakukan dengan media visual untuk kesan yang lebih mudah dipahami.
Juga, berusahalah untuk membuka sesi tanya jawab. Meskipun sebentar, sesi ini sangat penting karena akan membantu para muthawif mengetahui apa yang sekiranya menjadi kendala jamaah saat melaksanakan ibadah umroh.
Beberapa poin di atas bisa menjadi tips komunikasi saat umroh yang penting agar pelaksanaan umroh lebih lancar. Sebagai tambahan, ada baiknya jika jamaah senantiasa dilatih untuk saling menjaga antar sesama dalam satu kelompok sehingga resiko jamaah yang terpisah dan tersesat pun cenderung minim.
MuslimPergi, Solusi Manajemen Bisnis Umroh yang Lebih Profesional!
Bagi pemilik travel umroh, mengusahakan pola komunikasi yang efektif adalah sebuah keharusan dan bentuk pelayanan bagi para jamaah. Dengan pola komunikasi yang baik, bukan tidak mungkin jamaah akan merasa puas dengan berbagai layanan yang Anda sediakan.
Hanya saja, bisnis umroh bukan sebatas tips komunikasi saat umroh saja, melainkan sebuah sistem manajemen yang saling padu. Nah, MuslimPergi menyediakan aplikasi jamaah umroh sebagai upaya yang tepat untuk meningkatkan manajemen bisnis travel umroh ke arah yang lebih profesional.
Bukan hanya bisa diandalkan untuk membantu pendampingan jamaah umroh, dengan manajemen yang baru, Anda bisa merancang layanan umroh custom dengan lebih baik. Dengan demikian, Anda bisa melakukan inovasi secara berkelanjutan untuk memenangkan persaingan bisnis travel umroh yang semakin ketat.
Bergabunglah dengan MuslimPergi dan dapatkan berbagai manfaat terbaik untuk bisnis travel umroh Anda. Segera hubungi CS kami!
